۱۱۶ کاربرد در ۱۱ واحد سازمانی

کاری که هر هفته تکرار می‌شود، یک‌بار تعریف می‌شود

این فهرست، کارهای واقعی واحدهای یک سازمان است — نه فهرست قابلیت‌ها. برای هر مورد، دلیل زمان‌بر بودن آن امروز و خروجی‌ای که تحویل می‌گیرید نوشته شده است.

شروع کنیدنسخهٔ سازمانی

هر کاربرد، خروجی فایلی دارد: وُرد، اکسل یا ارائه.

صنایع: تولیدی و صنعتی · بازرگانی و واردات · پیمانکاری و ساختمان · خدمات مالی و بیمه · فناوری و نرم‌افزار · سلامت و درمان · خرده‌فروشی و فروشگاه زنجیره‌ای · حمل‌ونقل و لجستیک · آموزش · سازمان‌های عمومی

۱۶ کاربرد

مالی و حسابداری

بستن دوره، مغایرت‌گیری، صورت‌های مالی و گزارش‌های مدیریتی.

بستن ماه

بستن دوره چند روز کاری می‌گیرد و اقلام جامانده معمولاً در آخرین ساعت کشف می‌شود.

چک‌لیست بستن دوره و فهرست اقلام باز — اکسل

مغایرت‌گیری بانکی

تطبیق سطر‌به‌سطر صورت‌حساب بانک با دفتر، ماهانه چند ساعت وقت می‌برد.

گزارش مغایرت با تفکیک علت — اکسل

صورت‌های مالی دوره

تهیهٔ ترازنامه و سود و زیان از داده‌های خام، هر بار از نو انجام می‌شود.

ترازنامه، سود و زیان و یادداشت‌های همراه — وُرد و اکسل

تحلیل انحراف بودجه

انحراف‌ها دیر کشف می‌شوند و توضیح علت هر بار دستی نوشته می‌شود.

جدول انحراف با تفسیر هر ردیف — اکسل

پیش‌بینی جریان نقدی سیزده‌هفته‌ای

تصویر نقدینگی هفته‌های پیش‌رو در چند فایل پراکنده است.

جدول جریان نقدی هفتگی با سناریوی خوش‌بینانه و بدبینانه — اکسل

محاسبهٔ بهای تمام‌شده

سرشکن‌کردن سربار بین محصولات، محاسبهٔ پرخطا و زمان‌بری است.

برگ بهای تمام‌شده به تفکیک محصول — اکسل

صورت وضعیت پیمانکاری

تهیهٔ صورت وضعیت از دفترچهٔ کارگاه و فهرست‌بها، کار تکراری و مستعد خطاست.

صورت وضعیت با ریز متره و جمع‌بندی — اکسل

آماده‌سازی اظهارنامهٔ ارزش افزوده

استخراج و تفکیک اقلام مشمول از فروش دوره، دستی انجام می‌شود.

کاربرگ اظهارنامه با تفکیک مشمول و معاف — اکسل

کنترل صحت صورت‌حساب‌های مؤدیان

خطاهای شناسه کالا و نرخ، بعد از ارسال کشف می‌شود.

گزارش کنترلی با فهرست اقلام دارای ایراد — اکسل

تحلیل سنی مطالبات

تصویر بدهکاران بر حسب سن بدهی، به‌روز نیست.

جدول سنی مطالبات با اولویت پیگیری — اکسل

پیگیری مطالبات معوق

نوشتن نامه و برنامهٔ تماس برای هر بدهکار، وقت تیم مالی را می‌گیرد.

نامهٔ مطالبه به تفکیک مشتری و برنامهٔ تماس — وُرد

گزارش سود ناخالص به تفکیک محصول

محصولات زیان‌ده در جمع کل پنهان می‌مانند.

گزارش حاشیهٔ سود با رتبه‌بندی محصولات — اکسل

بودجه‌ریزی سالانه

جمع‌آوری بودجهٔ واحدها و یکپارچه‌سازی آن‌ها هفته‌ها طول می‌کشد.

بودجهٔ تلفیقی با مفروضات هر واحد — اکسل

تحلیل نقطهٔ سربه‌سر

اثر تغییر قیمت یا حجم بر نقطهٔ سربه‌سر، سریع قابل محاسبه نیست.

مدل سربه‌سر با تحلیل حساسیت — اکسل

گزارش دارایی‌های ثابت و استهلاک

جدول استهلاک هر دوره دستی به‌روز می‌شود.

دفتر دارایی با استهلاک دوره — اکسل

کنترل تنخواه و هزینه‌های خرد

اسناد تنخواه پراکنده‌اند و جمع‌بندی آن‌ها زمان می‌برد.

گزارش تنخواه با تفکیک سرفصل — اکسل

۱۴ کاربرد

منابع انسانی

استخدام، حقوق و دستمزد، ارزیابی عملکرد و مستندات پرسنلی.

آگهی استخدام

نوشتن آگهی دقیق برای هر نقش، هر بار از صفر شروع می‌شود.

متن آگهی به همراه شرایط احراز — وُرد

غربال رزومه

بررسی انبوه رزومه‌ها، ساعت‌ها کار دستی است.

جدول رتبه‌بندی داوطلبان با دلیل هر امتیاز — اکسل

سؤالات مصاحبهٔ ساختاریافته

هر مصاحبه‌گر سؤال خودش را می‌پرسد و نتایج قابل مقایسه نیست.

برگ مصاحبه با معیار امتیازدهی — وُرد

پیشنهاد شغلی

تنظیم نامهٔ پیشنهاد با جزئیات مزایا، هر بار بازنویسی می‌شود.

نامهٔ پیشنهاد شغلی — وُرد

برنامهٔ ورود کارمند جدید

روزهای نخست هر استخدام، بدون برنامهٔ مکتوب می‌گذرد.

برنامهٔ سی‌روزهٔ ورود با مسئول هر مرحله — وُرد

شرح شغل

شرح شغل‌ها قدیمی‌اند و با کار واقعی نمی‌خوانند.

شرح شغل با وظایف، اختیارات و شاخص‌ها — وُرد

ارزیابی عملکرد دوره‌ای

جمع‌بندی بازخوردها و نوشتن ارزیابی برای هر نفر، زمان‌بر است.

فرم ارزیابی تکمیل‌شده با نقاط بهبود — وُرد

تحلیل حقوق و مزایا در بازار

تصمیم دربارهٔ افزایش حقوق بدون مبنای مقایسه‌ای گرفته می‌شود.

جدول مقایسهٔ سطوح حقوق با بازه‌های پیشنهادی — اکسل

محاسبهٔ حقوق و دستمزد ماهانه

اعمال اضافه‌کار، مرخصی و کسورات، هر ماه بازکار دارد.

لیست حقوق ماهانه با ریز محاسبات — اکسل

لیست بیمه و مالیات حقوق

آماده‌سازی فایل ارسالی سازمان‌ها هر ماه تکرار می‌شود.

لیست بیمه و مالیات آمادهٔ ارسال — اکسل

آیین‌نامهٔ داخلی

رویه‌های شفاهی مکتوب نیستند و تفسیرهای متفاوت ایجاد می‌کنند.

آیین‌نامه با فصل‌بندی و مواد شماره‌گذاری‌شده — وُرد

تحلیل نظرسنجی رضایت کارکنان

پاسخ‌های تشریحی خوانده نمی‌شوند چون حجمشان زیاد است.

گزارش تحلیل با خوشه‌بندی موضوعی پاسخ‌ها — وُرد

برنامهٔ آموزش سالانه

نیازهای آموزشی واحدها جمع‌بندی و اولویت‌بندی نمی‌شود.

تقویم آموزشی با سرفصل و مخاطب — اکسل

گزارش ترک خدمت و تحلیل علل

دلیل خروج نیروها ثبت می‌شود اما تحلیل نمی‌شود.

گزارش نرخ خروج با تحلیل علل و اقدام پیشنهادی — وُرد

۱۴ کاربرد

فروش و بازاریابی

پیش‌بینی، پروپوزال، تحلیل قیف فروش و کمپین.

پیش‌بینی فروش

پیش‌بینی بر پایهٔ حدس مدیران فروش است نه روند داده.

پیش‌بینی دوره‌ای با بازهٔ اطمینان — اکسل

گزارش عملکرد فروش ماهانه

گردآوری ارقام از چند منبع، اول هر ماه تکرار می‌شود.

گزارش فروش با نمودار روند و تفکیک — اکسل

پروپوزال فروش

هر پروپوزال از روی نسخهٔ قبلی ساخته می‌شود و جزئیات جا می‌ماند.

پروپوزال با دامنهٔ کار، زمان‌بندی و قیمت — وُرد

پیش‌فاکتور

صدور پیش‌فاکتور با قیمت و تخفیف درست، رفت‌وبرگشت دارد.

پیش‌فاکتور رسمی — وُرد و اکسل

تحلیل قیف فروش

نرخ تبدیل هر مرحله و محل ریزش مشخص نیست.

تحلیل قیف با نرخ تبدیل مرحله‌ای — اکسل

برنامهٔ تماس روزانهٔ فروش

اولویت تماس‌ها هر روز صبح دستی تعیین می‌شود.

فهرست تماس اولویت‌بندی‌شده با یادداشت زمینه — اکسل

تحلیل رقبا

اطلاعات رقبا پراکنده است و به‌روز نگه داشته نمی‌شود.

جدول مقایسهٔ رقبا با موضع‌گیری پیشنهادی — وُرد

طرح کمپین بازاریابی

کمپین‌ها بدون طرح مکتوب و شاخص سنجش اجرا می‌شوند.

طرح کمپین با پیام، کانال، بودجه و شاخص — وُرد

تقویم محتوا

تولید محتوا بی‌نظم است و موضوع‌ها تکرار می‌شوند.

تقویم محتوای دوره‌ای با عنوان و کانال — اکسل

متن ایمیل و پیامک فروش

نوشتن پیام متناسب با هر بخش از مشتریان وقت‌گیر است.

مجموعه پیام‌ها به تفکیک بخش مشتری — وُرد

تحلیل سبد مشتریان

مشتریان ارزشمند و در معرض ریزش از هم تفکیک نشده‌اند.

بخش‌بندی مشتریان با اقدام پیشنهادی هر بخش — اکسل

تحلیل اثر قیمت و تخفیف

اثر تخفیف بر حاشیهٔ سود پیش از تصمیم سنجیده نمی‌شود.

مدل قیمت با اثر بر حاشیهٔ سود — اکسل

گزارش سهم بازار

سهم بازار بر پایهٔ برداشت شخصی بیان می‌شود.

گزارش سهم بازار با منابع داده — وُرد

آماده‌سازی جلسهٔ مشتری

پیش از هر جلسه، سابقهٔ مشتری باید از چند جا جمع شود.

برگ آمادگی جلسه با سابقه و پرسش‌های کلیدی — وُرد

۱۲ کاربرد

عملیات و زنجیرهٔ تأمین

موجودی، تولید، توزیع، فرایند و شاخص‌های عملیاتی.

برنامه‌ریزی موجودی و نقطهٔ سفارش

سفارش‌گذاری بر پایهٔ تجربه است و گاهی به کمبود یا انباشت می‌انجامد.

جدول نقطهٔ سفارش و مقدار اقتصادی — اکسل

گزارش گردش انبار

کالاهای کندگردش دیر شناسایی می‌شوند.

گزارش گردش با فهرست اقلام راکد — اکسل

تحلیل تأخیر تأمین

علت تأخیرها ثبت می‌شود اما الگوی آن‌ها دیده نمی‌شود.

تحلیل تأخیر به تفکیک تأمین‌کننده و علت — اکسل

برنامهٔ تولید هفتگی

تخصیص ظرفیت به سفارش‌ها هر هفته دستی انجام می‌شود.

برنامهٔ تولید با تخصیص خط و شیفت — اکسل

بهینه‌سازی مسیر توزیع

مسیر‌بندی روزانه بر پایهٔ عادت رانندگان است.

برنامهٔ مسیر با ترتیب توقف و زمان تخمینی — اکسل

گزارش ضایعات

ضایعات ثبت می‌شود اما به علت و خط تولید نسبت داده نمی‌شود.

گزارش ضایعات با تفکیک علت و مرکز هزینه — اکسل

مستندسازی فرایند

رویه‌ها در ذهن افراد است و با خروج آن‌ها از بین می‌رود.

سند رویه با گام‌ها، مسئولیت و نمودار جریان — وُرد

تحلیل ظرفیت

گلوگاه‌های ظرفیت پس از بروز مشکل شناسایی می‌شوند.

تحلیل ظرفیت با شناسایی گلوگاه — اکسل

گزارش عملکرد پیمانکاران

عملکرد پیمانکاران بین پروژه‌ها قابل مقایسه نیست.

کارنامهٔ پیمانکاران با شاخص‌های عملکرد — اکسل

برنامهٔ نگهداری و تعمیرات

تعمیرات بیشتر واکنشی است تا پیشگیرانه.

تقویم نگهداری پیشگیرانه با دوره و مسئول — اکسل

تحلیل هزینهٔ حمل

هزینهٔ حمل در قیمت تمام‌شده به‌درستی سرشکن نمی‌شود.

تحلیل هزینهٔ حمل به تفکیک مسیر و محموله — اکسل

گزارش شاخص‌های عملیات

شاخص‌ها در چند فایل‌اند و تصویر یکپارچه ندارند.

داشبورد شاخص‌های عملیاتی — اکسل

۸ کاربرد

خرید و تدارکات

استعلام، مقایسهٔ پیشنهادها، ارزیابی تأمین‌کننده و صرفه‌جویی.

تنظیم و ارسال استعلام قیمت

تنظیم استعلام با مشخصات دقیق برای هر خرید، تکرار می‌شود.

برگ استعلام با مشخصات فنی و شرایط — وُرد

مقایسهٔ پیشنهادهای تأمین‌کنندگان

پیشنهادها قالب یکسان ندارند و مقایسه‌شان دستی است.

جدول مقایسهٔ فنی و مالی با رتبه‌بندی — اکسل

ارزیابی تأمین‌کننده

انتخاب تأمین‌کننده بدون معیار مکتوب انجام می‌شود.

برگ ارزیابی با امتیاز هر معیار — اکسل

درخواست خرید تا سفارش

گردش درخواست تا سفارش، بین واحدها گم می‌شود.

فرم درخواست و سفارش خرید با مسیر تأیید — وُرد

تحلیل هزینهٔ مالکیت

تصمیم خرید بر پایهٔ قیمت خرید گرفته می‌شود نه هزینهٔ عمر.

مدل هزینهٔ مالکیت با افق چندساله — اکسل

آماده‌سازی مذاکرهٔ خرید

ورود به مذاکره بدون تحلیل موضع طرف مقابل انجام می‌شود.

برگ آمادگی مذاکره با بازهٔ هدف و نقطهٔ ترک — وُرد

گزارش صرفه‌جویی خرید

اثر مالی کار تیم خرید مستند نمی‌شود.

گزارش صرفه‌جویی با مبنای محاسبه — اکسل

مدیریت قرارداد تأمین

سررسید و شرایط قراردادهای تأمین پایش نمی‌شود.

فهرست قراردادها با سررسید و تعهدات — اکسل

۱۰ کاربرد

مدیریت و راهبری

گزارش هیئت‌مدیره، داشبورد شاخص‌ها، طرح و ریسک سازمانی.

گزارش مدیریتی ماهانه

جمع‌بندی گزارش واحدها برای مدیرعامل، چند روز کار است.

گزارش مدیریتی با خلاصهٔ اجرایی و نمودار — وُرد

داشبورد شاخص‌های کلیدی

شاخص‌های کلیدی هر بار دستی به‌روز می‌شوند.

داشبورد شاخص‌ها با روند دوره‌ای — اکسل

صورت‌جلسهٔ هیئت‌مدیره

تنظیم صورت‌جلسه و استخراج مصوبات، پس از هر جلسه معطل می‌ماند.

صورت‌جلسه با مصوبات، مسئول و مهلت — وُرد

طرح کسب‌وکار

تدوین طرح با مفروضات مالی منسجم، تخصص و زمان می‌خواهد.

طرح کسب‌وکار با مدل مالی — وُرد و اکسل

تحلیل موقعیت راهبردی

تحلیل موقعیت سازمان، مکتوب و قابل بازبینی نیست.

تحلیل نقاط قوت، ضعف، فرصت و تهدید با اقدام — وُرد

ارزیابی طرح سرمایه‌گذاری

توجیه اقتصادی طرح‌ها با روش یکسان سنجیده نمی‌شود.

ارزیابی با شاخص‌های بازگشت سرمایه و حساسیت — اکسل

گزارش به سهامداران

تهیهٔ گزارش دوره‌ای سهامداران، بازنویسی گستردهٔ داده‌هاست.

گزارش سهامداران با نمودار و تفسیر — وُرد

برنامهٔ راهبردی سالانه

اهداف سالانه به اقدام و شاخص ترجمه نمی‌شوند.

برنامهٔ راهبردی با هدف، اقدام و شاخص — وُرد

ارزیابی ریسک سازمانی

ریسک‌ها در سطح سازمان فهرست و اولویت‌بندی نشده‌اند.

ثبت ریسک با شدت، احتمال و مالک — اکسل

آماده‌سازی جلسهٔ مدیران

دستور جلسه و پیشینهٔ هر موضوع، پیش از جلسه آماده نیست.

دستور جلسه با پیشینه و تصمیم‌های در انتظار — وُرد

۸ کاربرد

فناوری اطلاعات

مستندسازی، رخداد، دسترسی، پشتیبان‌گیری و دارایی‌ها.

مستندسازی سامانه

مستندات از نسخهٔ در حال اجرا عقب می‌مانند.

سند فنی سامانه با معماری و رابط‌ها — وُرد

گزارش رخداد

پس از هر قطعی، گزارش ریشه‌ای نوشته نمی‌شود.

گزارش رخداد با خط زمانی، علت و اقدام اصلاحی — وُرد

چک‌لیست استقرار

مراحل استقرار در ذهن افراد است و گاهی جا می‌افتد.

چک‌لیست استقرار با مسئول هر گام — وُرد

تحلیل لاگ خطا

حجم لاگ زیاد است و الگوی خطاها دیده نمی‌شود.

گزارش دسته‌بندی خطاها با فراوانی — اکسل

سیاست دسترسی و امنیت

سطوح دسترسی مستند نیست و بازبینی دوره‌ای ندارد.

سند سیاست دسترسی با ماتریس نقش‌ها — وُرد

ارزیابی تأمین‌کنندهٔ نرم‌افزار

مقایسهٔ راهکارها بدون معیار مکتوب انجام می‌شود.

ماتریس ارزیابی با وزن معیارها — اکسل

برنامهٔ پشتیبان‌گیری و بازیابی

رویهٔ بازیابی نوشته نشده و آزمون نمی‌شود.

طرح پشتیبان‌گیری و بازیابی با سناریوی آزمون — وُرد

گزارش دارایی‌های فناوری

فهرست تجهیزات و مجوزها به‌روز نیست.

شناسنامهٔ دارایی‌ها با وضعیت و مالک — اکسل

۸ کاربرد

خدمات مشتری

تیکت، شکایت، راهنمای کاربر و تحلیل بازخورد.

دسته‌بندی و اولویت‌بندی تیکت

تیکت‌ها بدون معیار یکسان اولویت می‌گیرند.

فهرست تیکت با دسته، اولویت و تیم مسئول — اکسل

پاسخ به شکایت مشتری

نوشتن پاسخ متناسب با هر شکایت، وقت‌گیر و ناهمگون است.

متن پاسخ رسمی با اقدام جبرانی — وُرد

مقالهٔ راهنمای کاربر

پرسش‌های تکراری مستند نمی‌شوند و هر بار پاسخ داده می‌شوند.

مقالهٔ راهنما با گام‌های تصویری — وُرد

گزارش رضایت مشتری

نتایج نظرسنجی جمع می‌شود اما تحلیل نمی‌شود.

گزارش رضایت با روند و علل نارضایتی — وُرد

تحلیل علل تماس تکراری

علت تماس‌های مکرر شناسایی و رفع نمی‌شود.

تحلیل علل با اقدام پیشنهادی برای هر علت — اکسل

اسکریپت پاسخ تیم پشتیبانی

پاسخ‌ها میان کارشناسان یکدست نیست.

مجموعه اسکریپت پاسخ برای موقعیت‌های پرتکرار — وُرد

گزارش سطح خدمات

پایبندی به زمان پاسخ قراردادی سنجیده نمی‌شود.

گزارش تحقق سطح خدمات با موارد نقض — اکسل

خلاصهٔ بازخورد مشتریان

بازخوردهای متنی خوانده نمی‌شوند چون حجمشان زیاد است.

جمع‌بندی موضوعی بازخوردها با فراوانی — وُرد

۸ کاربرد

تولید و کیفیت

عدم انطباق، تحلیل ریشه‌ای، بازرسی و ممیزی.

گزارش عدم انطباق

ثبت و پیگیری عدم انطباق‌ها روی کاغذ انجام می‌شود.

گزارش عدم انطباق با اقدام اصلاحی و مهلت — وُرد

تحلیل ریشه‌ای خطا

تحلیل ریشه‌ای زمان می‌برد و اغلب انجام نمی‌شود.

تحلیل ریشه‌ای با نمودار علت و معلول — وُرد

طرح بازرسی

معیار و دورهٔ بازرسی برای هر قلم مشخص نیست.

طرح بازرسی با نقاط کنترل و معیار پذیرش — اکسل

مستندات سیستم مدیریت کیفیت

تهیه و به‌روزرسانی مستندات استاندارد، کار سنگینی است.

مجموعه مستندات با ساختار استاندارد — وُرد

گزارش کنترل کیفیت دوره‌ای

نتایج آزمون‌ها ثبت می‌شود اما روند آن‌ها دیده نمی‌شود.

گزارش دوره‌ای با روند شاخص‌های کیفی — اکسل

کارت کنترل فرایند

خروج فرایند از کنترل، دیر تشخیص داده می‌شود.

کارت کنترل با حدود و نقاط خارج از کنترل — اکسل

گزارش بازخورد ضمانت

مرجوعی‌های دورهٔ ضمانت به عیب ریشه‌ای نسبت داده نمی‌شود.

تحلیل مرجوعی با تفکیک عیب — اکسل

برنامهٔ ممیزی داخلی

ممیزی‌ها بدون برنامهٔ سالانه و چک‌لیست اجرا می‌شوند.

برنامهٔ ممیزی با چک‌لیست هر حوزه — وُرد

۸ کاربرد

پروژه و ساخت

زمان‌بندی، پیشرفت، صورت وضعیت و مدیریت تغییرات.

برنامهٔ زمان‌بندی پروژه

زمان‌بندی اولیه بدون تحلیل وابستگی‌ها تنظیم می‌شود.

برنامهٔ زمان‌بندی با فعالیت، وابستگی و مسیر بحرانی — اکسل

گزارش پیشرفت پروژه

گزارش پیشرفت هفتگی از چند منبع دستی ساخته می‌شود.

گزارش پیشرفت با درصد تحقق و انحراف — وُرد

صورت وضعیت کارگاهی

ثبت روزانهٔ کارگاه و تبدیل آن به گزارش، وقت‌گیر است.

گزارش کارگاهی با نیروی انسانی، ماشین‌آلات و پیشرفت — اکسل

تحلیل ارزش کسب‌شده

انحراف هزینه و زمان به‌صورت کمّی سنجیده نمی‌شود.

تحلیل ارزش کسب‌شده با شاخص‌های عملکرد — اکسل

دستور کار جلسهٔ پروژه

جلسات پروژه بدون دستور کار و پیگیری مصوبات برگزار می‌شوند.

دستور کار و صورت‌جلسه با مصوبات — وُرد

مدیریت تغییرات پروژه

اثر تغییرات بر هزینه و زمان، مستند و تأیید نمی‌شود.

درخواست تغییر با تحلیل اثر و مسیر تأیید — وُرد

گزارش ایمنی کارگاه

رخدادهای ایمنی ثبت می‌شوند اما تحلیل روند ندارند.

گزارش ایمنی با شاخص‌ها و اقدام پیشگیرانه — اکسل

مستندات تحویل موقت و قطعی

گردآوری مدارک تحویل در پایان پروژه، ماه‌ها طول می‌کشد.

بستهٔ مدارک تحویل با فهرست کنترلی — وُرد

مورد شما اینجا نیست؟

کاربرد اختصاصی سازمان شما

کتابخانه نقطهٔ شروع است. هر کار تکرارشوندهٔ دیگری که رویهٔ مشخصی دارد، در استودیو به یک ایجنت اختصاصی تبدیل می‌شود.